Microsoft Outlook Calendar는 중요한 날짜, 약속 및 이벤트를 추적하는 데 도움이 될뿐만 아니라 공유 기능을 통해 많은 직장 작업을 훨씬 쉽게 수행 할 수 있습니다. Outlook 일정의 공유 기능이 제대로 작동하지 않는 것 같으면 문제를 식별하고 작업을 다시 정상화하기 위해 수행 할 수있는 몇 가지 작업이 있습니다.
캘린더 공유를 사용하는 이유
캘린더 공유는 직장이 더 효율적으로 작동하도록 도와줍니다. 동료, 감독자 및 부하 직원은 모두 다른 사람의 캘린더에 액세스 할 수 있으며 약속, 회의 및 이벤트를보다 효과적으로 예약 할 수 있습니다. 직원이 자주 출장을 가거나 유연한 일정으로 일하거나 재택 근무를하는 사무실과 직장에서는 공유 가능한 캘린더가 특히 중요하므로 모든 사람이 동료가 업무 관련 문제를 처리 할 수있는시기를 이해할 수 있습니다.
캘린더 공유는 어떻게 작동합니까?
개별 작업자는 자신의 달력을 제어 할 수 있습니다. 작업자가 자신의 캘린더를 다른 사람과 공유하기로 결정한 경우 해당 작업자는 공유하려는 개인이나 연락처 배포 목록에 특별히 권한을 부여해야합니다.
공유는 간단합니다. 캘린더 폴더로 이동하여 "캘린더 공유"를 선택한 다음 공유하려는 캘린더를 선택하십시오. 캘린더 속성 링크에서 "추가"를 클릭하면 연락처 목록과 연락처 배포 목록이 표시됩니다. 필요한 연락처와 목록을 선택하고 원하는 권한 수준을 지정할 수도 있습니다.
예를 들어, 대화 상대가 사용자가 바쁘다는 사실 만 알 수 있도록하거나 수행 할 작업과 시간을 기꺼이 보여줄 수 있습니다.
캘린더에 편집 권한을 부여하는 옵션도 있습니다. 일정을 관리하는 비서가있는 경우 특히 유용 할 수 있습니다. 또는 감독자와 관리자가이 기능을 사용하여 작업자에게 작업과 일정을 할당 할 수 있습니다.
경고
특히 일정에 새 항목을 추가 할 때 개인 정보 설정에 유의하십시오. 팀원이나 회사의 모든 사람이 낮 동안 누구와 만나는 지 알기를 원하는지 고려하십시오. 또 다른 관심사는 문제를 비공개로 유지하는 것입니다. 개인 생활과 관련된 업무 일정을 계획하고 특정 팀원에게 귀하의 위치를 알릴 수 있도록 의료 약속 및 휴가와 같은 것을 캘린더에 추가하도록 선택할 수 있지만, 너무 많은 정보를와 공유 할 위험이있을 수도 있습니다. 기타. 이벤트의 세부 정보를 "개인 정보 잠금"으로 설정하거나 기밀 유지가 우려되는 경우 다른 캘린더를 생성 할 수도 있습니다.
Outlook 일정 공유가 작동하지 않음
안타깝게도 Outlook 일정 공유가 항상 원하는 방식으로 작동하는 것은 아닙니다. Microsoft Office 지원에 따르면 Outlook 일정을 공유 할 수없는 몇 가지 이유가있을 수 있습니다.
- 비즈니스 조직 외부의 이메일 주소와 공유하려고합니다.
- 잘못된 이메일 주소에 대한 권한을 부여하려고합니다.
- Office365 그룹에 권한을 부여하려고합니다.
- 일정 공유 옵션을 사용할 수없는 경우 (회색으로 강조 표시됨) 조직의 IT 부서에서 일정 공유 권한을 차단 한 것입니다. 이것은 사고 일 수도 있고 IT 부서가 보안 예방 조치로 일정 공유를 방지하기로 결정했을 수도 있습니다.
Outlook 일정 공유 최적화
조직 전체에서 일정 공유를 최적화하는 방법에는 여러 가지가 있습니다.
다른 일정 만들기 : 개인 정보 문제가 염려되지만 그룹이나 개인별로 다른 권한을 설정하는 것이 불편하다면 다른 일정을 만드는 것이 좋습니다. 하나는 밀접하게 일하는 사람들을위한 것이고 다른 하나는 조직의 나머지를위한 것일 수 있습니다.
그룹 캘린더 만들기 : 더 쉬운 계획을 위해 서로 다른 캘린더를 함께 볼 수 있습니다.
시간대 지정 사용 : 공유 캘린더에서 이벤트를 생성 할 때 시간대를 지정하는 것을 잊지 마십시오. 이는 귀하의 비즈니스에 시간대 밖에서 거주하고 일하는 원격 작업자가있는 경우 특히 유용한 기능입니다.