비즈니스 환경에서 직원은 특정 비즈니스 작업을 수행하기 위해 소규모 그룹, 팀 및 부서에서 함께 작업하는 것이 일반적입니다. 서로 효과적으로 협력하려면 각 개인이 강력한 그룹 의사 소통 기술을 갖추는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 직원이 오해를 일으키고 불필요한 갈등을 일으키고 조직의 효율성을 저하시킬 수 있습니다. 효과적인 그룹 커뮤니케이션을 촉진하는 방법을 배우면 직원들이 더 잘 협력 할 수 있습니다.
직장에서의 그룹 커뮤니케이션 이해
직장에는 다양한 그룹이 있습니다. 여기에는 제품 판매의 기능적 작업을 수행하는 영업 팀이 포함될 수 있습니다. 또한 직원을위한 재미있는 행사를 계획하기 위해 자원 봉사자로 구성된 사교 클럽위원회도 포함될 수 있습니다. 일반적으로 그룹은 조직에 따라 크기가 다를 수 있지만 5 명에서 20 명 사이로 정의됩니다. 직장에서 그룹을 정의하는 요소는 특정 목표를 함께 달성하기 위해 협력해야한다는 것입니다.
통신은 메시지를 보내고받는 행위입니다. 개별 설정에는 메시지 발신자 한 명과 메시지 수신자 한 명이 있습니다. 그러나 그룹 역학에서 이러한 변화는 합병증과 오해로 이어질 수 있습니다. 메시지를 보낸 사람이 여러 명이고 메시지를받는 사람이 여러 명일 수 있으며 이는 모두 동시에 발생할 수 있습니다. 그룹의 모든 개인이 의도 한대로 메시지를 이해하지 못하면 직장에서 문제가 발생할 수 있습니다.
그룹 커뮤니케이션의 목적은 의사 결정을 내리고, 혼란을 해결하고, 관계를 구축하고, 비즈니스 목표를 달성하기 위해 정보를 교환하는 것입니다. 그러나 그룹 의사 소통은 또한 그룹의 개인이 서로를 대우하고 서로에 대해 느끼는 방식에 영향을 미칩니다. 이것은 그들이 그룹의 목표를 달성하려는 동기가 있는지 여부를 알려줍니다.
그룹 커뮤니케이션 전략을 사용하여 비즈니스 개선
그룹 커뮤니케이션이 작동하는 방식을 이해하면 기업이 직원을위한 자체 커뮤니케이션 프로세스와 프로토콜을 개선하는 데 도움이됩니다. 이를 통해 직원은 다음을 수행 할 수 있습니다.
- 양극화 주제에 대한 타협;
- 동료에게 다양한 문제를 설명하십시오.
- 주요 비즈니스 결정에 영향을줍니다.
- 동료들에게 서로 협력하는 방법을 가르칩니다.
- 동료들이 비즈니스 목표를 달성하기위한 계획과 전략을 만들도록 유도합니다.
- 다른 직원들과 우정과 우정을 쌓으십시오. 과
- 경영진의 간섭없이 갈등을 해결합니다.
직장 내 그룹 커뮤니케이션을 개선하기위한 핵심은 커뮤니케이션 모범 사례에 대한 프로세스와 정책을 구축하는 것입니다. 직원들에게 지침과 포부 목표를 제공함으로써 기업은 직원들이 자신의 의사 소통 기술을 사용하도록 장려 할 수 있습니다. 고용주가 효과적인 의사 소통의 이점을 홍보하는 것이 중요하므로 직원들은이 기술을 향상 시키면 직장과 삶의 성과가 향상된다는 것을 이해합니다.
그룹 내 다양한 커뮤니케이션 스타일 검토
그룹 커뮤니케이션의 과제 중 하나는 그룹이 서로 다른 스타일의 커뮤니케이션을 가진 다양한 사람들로 구성된다는 것입니다. 사람들이 의사 소통하는 방식은 메시지를 보내고받는 방식에 영향을 미칩니다. 그룹에 여러 다른 스타일의 커뮤니케이션이있는 경우 메시지가 손실 될 가능성이 높아집니다.
커뮤니케이션 스타일을 분류하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)와 같은 성격 테스트는 DiSC 평가와 마찬가지로 의사 소통 스타일을 평가하는 데 사용할 수 있습니다. DiSC에 따르면 커뮤니케이션 스타일은 네 가지 범주로 분류 할 수 있습니다.
- 지배적 : 이러한 커뮤니케이터는 결과 중심이며 비즈니스 목표 달성에 중점을 둡니다. 그들은 자신감 있고 도전을 두려워하지 않습니다. 그러나 그들은 무뚝뚝하게 말할 수 있습니다.
- 인플 루 언서 : 이 커뮤니케이터는 관계를 구축하고 다른 사람을 설득하는 데 중점을 둡니다. 그들은 협력을 통해 번창하고 매우 낙관적이고 열정적입니다.
- 꾸준함 : 이 의사 소통 자들은 다른 사람들과 협력하기를 좋아하고 매우 성실합니다. 그들은 차분한 접근 방식을 가지고 있으며 그들의 과정에서 서두르는 것을 좋아하지 않습니다.
- 양심적 : 이러한 커뮤니케이터는 품질, 정확성 및 전문성을 중요하게 생각합니다. 그들은 세부 사항에 관심이 있고 틀리는 것을 좋아하지 않습니다. 그들은 스스로 일하는 것을 좋아합니다.
직장 그룹의 다양한 의사 소통 스타일을 분석하면 개인이 의사 소통을 좋아하는 방식과 그들이 공유하는 성격 특성 에 대해 더 많은 통찰력을 얻을 수 있습니다 .
올바른 커뮤니케이션 채널 사용
그룹 커뮤니케이션은 다양한 형태로 이루어집니다. 직원이 보내려는 메시지 종류에 사용할 채널을 아는 것이 중요합니다. 잘못된 커뮤니케이션 채널을 사용하면 오해를 유발하고 그룹의 효율성이 저하 될 수 있습니다. 그룹 커뮤니케이션 채널은 다음과 같습니다.
- 공식적인 팀 회의
- 비공식적 인 그룹 모임
- 컨퍼런스 콜
- 그룹 이메일;
- 그룹 쪽지 채팅;
- 프로젝트 관리 작업 목록 과
- 종이 기반 메모.
그룹 구성원이 다가오는 기한에 대해 중요한 메시지를 보내려는 경우 그룹 인스턴트 메시지 채팅을 통해 메시지를 보낼 수 있습니다. 그러나 그룹이 채팅에서 다른 내용을 논의하는 경우 중요한 마감 메시지가 손실 될 수 있습니다. 마찬가지로, 그룹은 이메일로 쉽게 해결할 수있는 문제에 대한 회의를 열 수 있습니다. 이로 인해 효율성이 저하 될 수 있습니다. 그렇기 때문에 그룹의 개별 구성원이 각 메시지에 사용할 채널을 이해하는 것이 중요합니다.
효과적인 그룹 의사 소통의 장벽 진단
팀의 그룹 커뮤니케이션을 개선하려면 문제의 주요 원인을 이해하는 것이 중요합니다. 그룹 커뮤니케이션에는 다음과 같은 여러 가지 장벽이 있습니다.
- 물리적 장벽 : 팀 구성원 간의 물리적 거리는 의사 소통을 어렵게 만들 수 있습니다. 그룹 구성원이 사업장의 다른 층에서 일하는 경우 직접 직접 대화하지 못할 수 있습니다. 닫힌 사무실 문, 높은 큐비클 벽 및 불량한 전화 연결도 문제를 일으킬 수 있습니다.
- 지각 장벽 : 각 그룹 구성원이 세상을 보는 방식은 메시지를 이해하는 방식에 영향을 미칩니다. 지나치게 비관적 인 사람은 지나치게 낙관적 인 사람과는 다르게 다가오는 마감일의 메시지를 이해할 것입니다.
- 감정적 장벽 : 개별 그룹 구성원의 감정 상태는 메시지를 보내고받는 방식에 영향을줍니다. 예를 들어 두려움, 연약함, 불신, 행복, 분노 및 흥분의 감정은 의사 소통을 바꿀 수 있습니다.
- 대인 관계 장벽 : 사람들의 자신에 대한 개인적인 인식은 그룹과 상호 작용하는 방식에 영향을 미칠 수 있습니다. 지나치게 자신감이있는 사람이 자존감이없는 사람에 비해 어떻게 말하는지 생각해보십시오.
- 문화적 장벽 : 문화는 행동과 의사 소통에 영향을 미칩니다. 예를 들어, 일부 문화권에서는 이성과 눈을 마주 치는 것이 부적절한 것으로 간주되지만 다른 문화권에서는 정상입니다.
- 언어 장벽 : 그룹 구성원이 모두 같은 언어를 사용하지 않으면 번역 문제가 발생할 수 있습니다. 언어는 혼란을 야기 할 수있는 산업별 용어를 참조 할 수도 있습니다.
그룹 커뮤니케이션에 영향을 미치는 주요 이슈를 진단하여 문제에 대한 해결책을 개발할 수 있습니다. 예를 들어, 그룹 구성원이 비즈니스의 반대편에 앉으면 직접 대화하는 경향이 적을 수 있습니다. 간단한 해결책은 더 나은 협업을 위해 책상을 더 가깝게 옮기는 것입니다.
열린 소통 문화 조성
직장 문화는 직원들의 의사 소통 방식에 큰 영향을 미칩니다. 조직의 문화가 정보를 공개적으로 공유하도록 장려하지 않는 경우 직원은 자신의 그룹과 잘 소통하지 못하는 경향이 있습니다. 예를 들어, 경영진이 일선 직원과 새로운 비즈니스 목표를 공유하지 않으면 해당 직원은 커뮤니케이션이 회사에서 가치가 없다고 느낄 수 있습니다.
반면에 조직이 명확하고 정직한 의사 소통을 장려하면 직원들은 아이디어를 공유하고 그룹과 열린 마음을 가질 수 있습니다. 조직의 문화는 비즈니스 리더의 행동 방식과 직접적인 관련이 있습니다. 개방적인 정책을 가지고 직원들과 솔직하게 이야기하면 그룹 전체의 의사 소통 능력을 향상시키는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 비즈니스의 핵심 가치에 효과적인 의사 소통을 포함하는 한 직원들은 그 기술의 중요성을 보여줍니다.
직원들에게 효과적인 커뮤니케이션 교육 제공
모든 사람이 효과적인 의사 소통 자로 태어나는 것은 아니며 모든 사람이 같은 방식으로 의사 소통하는 것은 아닙니다. 결과적으로 고용주는 의사 소통 기술을 향상시키기 위해 직원에게 교육이 필요한시기를 인식하는 것이 중요합니다.
의사 소통 훈련은 갈등 해결, 대중 연설 또는 협상 기술과 같은 의사 소통의 특정 요소에 중점을 둘 수 있습니다. 또한 효과적인 이메일 및 보고서 작성 또는 생산적인 회의 운영 방법과 같은 특정 커뮤니케이션 채널과 관련 될 수 있습니다.
작업 그룹에 시간이 너무 오래 걸리고 당면한 작업을 수행하지 못하는 비효율적 인 회의가있는 경우 성공적인 회의를 운영하고 참여하는 방법을 배우면 팀이 서로 더 잘 의사 소통하고 업무를보다 효과적으로 수행 할 수 있습니다.
개별 역할 및 책임을 명확히합니다.
그룹 역학에서 각 개별 팀원의 역할과 책임은 커뮤니케이션 문제로 이어질 수 있습니다. 그룹의 각 구성원은 그룹 환경에서 자신의 주요 작업이 무엇인지, 그리고 자신이 수행해야 할 책임이 무엇인지 명확하게 이해해야합니다. 그들은 결과와 행동 측면에서 그들에게 기대되는 것이 무엇인지 알아야합니다. 여기에는 일상 업무, 중요한 목표 및 회사 목표와의 조정이 포함됩니다. 또한 자신의 역할을 아는 것은 직원들이 그룹 계층도 이해하는 데 도움이됩니다.
그룹 리더 또는 관리자는 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 인식하고 서로를 보완하도록하는 것이 중요합니다. 개별 구성원의 우선 순위가 일치하지 않으면 갈등과 오해로 이어질 수 있습니다.
팀워크의 중요성 강조
고용주는 직원들이 함께 작업을 수행하고 있음을 인식하도록하는 데 집중해야 합니다 . 한 명의 직원의 성공이 팀의 성공 이상이 아닙니다. 직원들이 협력의 비즈니스 지침을 이해하면 다른 그룹 구성원의 성공을 돕고 자하는 동기가 부여됩니다. 팀 협업, 협상 및 갈등 해결 중에보다 효과적으로 의사 소통함으로써이를 수행 할 수 있습니다.
서로 잘 소통하기 위해 기업은 직원들에게 서로를 더 잘 알 수있는 기회를 제공해야합니다. 직원들이 기본 작업 설정 밖에서 서로 채팅 할 수있는 인프라를 만들어 직원들이 개인적 수준 에서 서로를 이해할 수 있도록 합니다 . 직원들이 함께 식사를 할 수있는 식당을 마련하거나 복도에 주최 테이블을 제공하면 직원들이 비공식적으로 말할 수있는 기회를 제공합니다.
예를 들면
기업이 직원들이 그룹으로 잘 소통하기를 원한다면 관리자는 모범을 보여야합니다. 직원은 관리자가 따라야하는 것과 동일한 기대치를 따르기를 원합니다. 예를 들어, 직원들이 그룹의 양극화 관점에서 타협하기를 원한다면 똑같이 할 수 있어야합니다.
실수에 대한 소유권 확보
그룹 환경에서 작업 할 때 실수가 발생할 수 있습니다. 직원들이 한 번의 실수가 완전히 실패한 것은 아니라는 것을 아는 것이 중요합니다. 직원들은 실수로 부끄러움, 부끄러움 또는 낙담 함을 느낄 수 있으며 자신이 한 일에 대해 그룹의 다른 구성원과 소통하지 못할 수 있습니다. 그러나 직장 문화가 실수에 대한 소유권을지지한다면 직원들은 자신의 그룹에 상황을 설명하고 함께 협력하여 해결책을 찾을 수 있습니다.